Import towarów spoza Unii Europejskiej to dla wielu firm ważny element działań biznesowych. Niezależnie od tego, czy sprowadzasz komponenty produkcyjne, towary handlowe czy urządzenia specjalistyczne, każdy ładunek musi zostać odprawiony celnie, zanim może trafić do magazynu lub do odbiorcy końcowego. Dobrze przygotowany importer jest w stanie przejść przez ten proces sprawnie i z minimalnym ryzykiem opóźnień.

Co to jest odprawa celna w procedurze dopuszczenia do obrotu i dlaczego ma znaczenie?

Odprawa celna to formalna procedura, w której organ celny weryfikuje przesłane dokumenty oraz towar przywożony spoza Unii Europejskiej. Jej celem jest ustalenie klasyfikacji towaru, obliczenie należności celnych i podatkowych oraz dopuszczenie towaru do obrotu na rynku wspólnotowym. Dopiero po zakończeniu tych formalności towar można przemieścić lub sprzedać zgodnie z obowiązującymi w UE przepisami.

To nie tylko kwestia formalna – od prawidłowej odprawy zależy termin dostawy, wielkość kosztów oraz płynność całego łańcucha dostaw.

Przygotowanie dokumentów – pierwszy krok w odprawie celnej

Fundamentem sprawnej odprawy celnej jest komplet i rzetelność dokumentów. Najważniejszym z nich jest faktura handlowa, w której powinny znaleźć się szczegóły dotyczące towaru, jego wartości, kraju pochodzenia oraz danych sprzedającego i nabywcy. Do tego dochodzi dokument przewozowy – na przykład CMR, list lotniczy (AWB) lub konosament morski – który stanowi dowód transportu.

W praktyce urząd może poprosić również o specyfikację towaru, czyli tzw. packing list, oraz dodatkowe zaświadczenia lub certyfikaty, jeżeli są wymagane dla danego rodzaju ładunku. Dlatego warto zadbać o jak najpełniejszy opis towaru już na etapie przygotowywania zamówienia u dostawcy.

EORI – numer, bez którego nie ma rozpoczęcia procedury

Każdy importer działający na rynku UE musi posiadać numer EORI (Economic Operators Registration and Identification). To unikalny identyfikator używany przez służby celne do komunikacji z przedsiębiorcami. Numer EORI trzeba uzyskać zanim zostanie złożone zgłoszenie celne — bez niego zgłoszenie nie zostanie przyjęte. Proces uzyskania numeru jest elektroniczny i jednorazowy, ale warto go przeprowadzić odpowiednio wcześniej.

Cło i VAT – jak naliczane są opłaty przy imporcie?

Po przygotowaniu zgłoszenia celnego kluczowe jest prawidłowe ustalenie danych, które wpływają na wysokość należności. W praktyce to agencja celna (działając na podstawie dokumentów importera) dokonuje taryfikacji towaru, czyli przypisuje właściwy kod taryfy celnej (HS/CN) i na tej podstawie deklaruje wyliczenia długu celno-podatkowego w zgłoszeniu. Urząd celny może następnie zgłoszenie zweryfikować, poprosić o uzupełnienia lub zakwestionować przyjęte założenia, ale nie jest tak, że „z założenia” sam liczy te wartości za importera.

Wysokość cła zależy od rodzaju towaru, jego klasyfikacji taryfowej oraz kraju pochodzenia. Dlatego poprawne określenie kodu (HS/CN) ma realny wpływ zarówno na koszty, jak i na przebieg procedury.

Jeśli chodzi o VAT importowy, jest on naliczany od podstawy opodatkowania, na którą składa się wartość celna towaru, powiększona o należne cło oraz – w zależności od organizacji dostawy – również ewentualne koszty transportu na terenie UE. W efekcie całkowity koszt importu bywa wyższy niż sama wartość z faktury, dlatego warto te elementy uwzględnić jeszcze na etapie planowania dostawy.

Odprawa celna krok po kroku – jak przebiega w praktyce?

Gdy towar dotrze do punktu odprawy, importer lub jego przedstawiciel składa elektroniczne zgłoszenie celne przez odpowiedni system administracji celnej. Organy celne analizują dokumenty, a w razie potrzeby przeprowadzają kontrolę fizyczną ładunku. Po pozytywnej weryfikacji i uregulowaniu należności towar zostaje zwolniony do dalszego przemieszczania.

Proces ten jest formalny, ale możliwy do przewidzenia i zaplanowania, jeśli wszystkie dokumenty są kompletne, a informacje o towarze precyzyjne.

Magazyn czasowego składowania i składy celne – jak mogą wesprzeć import?

Dla importerów szczególnie ważne są rozwiązania logistyczne, które pomagają elastycznie zarządzać momentem odprawy celnej i kosztami z nią związanymi. Jednym z nich jest magazyn czasowego składowania, który pozwala przechować towary pod dozorem celnym, gdy dokumenty nie są jeszcze kompletne lub gdy najkorzystniejsze jest przesunięcie odprawy na później. Zgodnie z przepisami towar może być w takim magazynie przechowywany przez określony czas (90 dni), co daje firmie czas na zebranie formalności lub koordynację dalszych etapów transportu.

Kolejnym narzędziem wykorzystywanym w logistyce importowej są składy celne – specjalnie wyznaczone miejsca, w których towary mogą być magazynowane bez konieczności natychmiastowego dopuszczenia ich do obrotu. W praktyce oznacza to, że cło i VAT naliczane są dopiero w momencie, gdy importer zdecyduje się wprowadzić towar do obrotu wewnątrz UE lub wyprowadzić je z magazynu. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą poprawić płynność finansową, planować wydania towarów na rynek lub reekspedycję zgodnie z własnym harmonogramem.

Takie rozwiązania są szczególnie przydatne, gdy import odbywa się w dużych wolumenach lub gdy zmienność popytu wymaga elastycznego zarządzania zapasami.

Najczęstsze błędy importerów i jak ich uniknąć

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest zbyt ogólny lub nieprecyzyjny opis towaru na fakturze. To utrudnia prawidłową klasyfikację taryfową i może skutkować dodatkowymi pytaniami ze strony organów celnych. Inny problem to nieuwzględnienie wszystkich kosztów przy kalkulacji wartości celnej, co prowadzi do niespodziewanych kosztów po stronie importera.

Brak numeru EORI lub spóźnione jego uzyskanie również opóźnia odprawę. Warto więc zadbać o te kwestie z wyprzedzeniem, aby cały proces przebiegał płynnie.

Dobrze przygotowany import to mniejsze ryzyko i niższe koszty

Odprawa celna jest nieodłącznym elementem importu spoza UE, ale nie musi być źródłem stresu ani nieprzewidzianych kosztów, jeśli podejdzie się do niej w sposób przemyślany. Kluczem jest kompletność dokumentów, znajomość przepisów oraz świadomość dostępnych narzędzi logistycznych, takich jak magazyny czasowego składowania i składy celne, które pozwalają elastycznie zarządzać towarami i kosztami.

Dobrze zaplanowana procedura celna – od przygotowania dokumentów, przez zgłoszenie, aż po właściwie dobrane rozwiązania magazynowe – to realna oszczędność czasu i środków oraz większa przewidywalność w logistyce importowej.