Wdrożenie ICS2 sprawia, że informacje o towarze są oceniane przed jego wprowadzeniem na obszar celny Unii. Dla importera najważniejsza zmiana nie polega na poznaniu technicznej obsługi systemu. Polega na zapewnieniu, że sprzedawca, spedytor i podmioty składające dane posługują się spójnym opisem przesyłki.

Jeżeli jakość danych jest niska, problem może pojawić się zanim transport rozpocznie się zgodnie z planem. Dlatego przygotowanie do ICS2 jest przede wszystkim projektem organizacyjnym.

Spis treści

  1. ICS2 przenosi kontrolę danych na wcześniejszy etap
  2. Ogólny opis towaru przestaje być bezpiecznym skrótem
  3. Odpowiedzialność trzeba ustalić przed bookingiem
  4. Co importer powinien wiedzieć o swoim towarze?
  5. O co zapytać spedytora i agencję celną?
  6. Jeden operator ułatwia utrzymanie spójności danych
  7. FAQ

ICS2 przenosi kontrolę danych na wcześniejszy etap

ENS, czyli przywozowa deklaracja skrócona, służy analizie bezpieczeństwa i ochrony. Dane są przekazywane w określonych terminach przed przybyciem, a zależnie od modelu transportu i uczestników mogą być składane przez jeden lub kilka podmiotów.

Importer nie musi sam obsługiwać interfejsu systemowego, ale powinien wiedzieć, kto składa dane, z jakiego źródła je pobiera i kto odpowiada za korektę, jeśli urząd zgłosi problem.

Ogólny opis towaru przestaje być bezpiecznym skrótem

Sformułowania typu „parts”, „samples” czy „general cargo” nie opisują towaru w sposób pozwalający właściwie ocenić ryzyko. PotrzebnaObligatoryjnie wymagana jest nazwa handlowa i funkcjonalna, zgodna z fakturą, packing listą, dokumentem transportowym oraz klasyfikacją taryfową.

Nie oznacza to, że każda osoba w firmie ma zostać specjalistą celnym. Firma powinna natomiast utrzymywać uporządkowaną kartotekę produktów i nie pozostawiać opisu spedytorowi do odtworzenia w dniu wysyłki.

Odpowiedzialność trzeba ustalić przed bookingiem

W łańcuchu mogą uczestniczyć nadawca, przewoźnik, spedytor, konsolidator, przedstawiciel i odbiorca. Każdy dysponuje inną częścią danych. Jeżeli nikt nie zarządza ich kompletnością, pojawiają się rozbieżności między dokumentami a co za tym idzie problem ze sprawną obsługą celną towaru.

Przed zleceniem warto ustalić: kto składa ENS (co do zasady powinien to być przewoźnik), czy występuje filing wielokrotny, kto przekazuje dane kontrahentów, do kiedy należy je dostarczyć i jak wygląda obsługa zapytania lub komunikatu „do not load”.

Co importer powinien wiedzieć o swoim towarze?

  1. precyzyjna nazwa (handlowa, zwyczajowa, techniczna) i funkcja produktu;
  2. kod HS (6 cyfr) oraz kraj pochodzenia;
  3. dane sprzedawcy, kupującego, nadawcy i odbiorcy;
  4. liczbę opakowań, masę i oznaczenia;
  5. trasę, środek transportu i miejsce dostawy;
  6. informację o ograniczeniach, pozwoleniach i charakterze towaru.

Jeśli któryś element jest niepewny, należy zgłosić to przed wysyłką, a nie uzupełniać intuicyjnie.

O co zapytać spedytora i agencję celną?

Zapytaj, jakie dane są wymagane dla danej relacji, jaki jest termin ich przekazania, kto waliduje opis i kod towaru, jak potwierdzane jest przyjęcie zgłoszenia oraz kto prowadzi komunikację w przypadku kontroli. Warto też sprawdzić, czy dane ENS będą zgodne z późniejszym zgłoszeniem celnym.

Jeden operator ułatwia utrzymanie spójności danych

Gdy transport i agencja celna pracują w ramach jednego procesu, łatwiej porównać dane z bookingu, dokumentu przewozowego i odprawy. Langowski Logistics może wesprzeć klienta w przygotowaniu informacji, ale źródłem prawdy o produkcie pozostaje importer i jego dostawca.

To ważny podział ról: operator odpowiada za organizację i kontrolę procesu, a klient za prawdziwe, kompletne dane handlowe.

Chcesz przygotować proces importowy do wymogów ICS2?

Przekaż zespołowi Langowski Logistics przykładowe dokumenty i planowaną relację. Zweryfikujemy przepływ danych między dostawcą, transportem i obsługą celną oraz wskażemy informacje potrzebne przed wysyłką.

Napisz do nas

FAQ

Czy importer zawsze sam składa ENS?

Nie. Zależy to od roli uczestników i modelu przewozu. Co do zasady do złożenia ENS (PDS) zobowiązany jest przewoźnik. Importer powinien jednak ustalić, kto składa dane i skąd je otrzymuje, ponieważ przewoźnika może zastąpić inny podmiot .

Czy kod HS wystarcza do poprawnego zgłoszenia?

Nie. Potrzebne są również spójny opis, dane stron, opakowań, trasy i inne informacje wymagane dla danego przypadku.

Co może spowodować błąd w danych?

Zapytanie, konieczność korekty, opóźnienie, a w określonych sytuacjach brak zgody na załadunek lub dalsze czynności kontrolne.

Kiedy przekazać dane spedytorowi?

W terminie uzgodnionym przed bookingiem, z zapasem na walidację i ewentualne poprawki.